確認往復
50%削減目標初期設計時のKPI例医療・看護・福祉 | ワークフロー変化モデル
医療・福祉の記録確認を、報告を待たずに進む基幹業務へ
現場の記録業務を既存資産やシステムと切り離さず、責任範囲、確認ルール、通知、監査ログ、KPIを一つの運用体制として扱います。未確認、差戻し、請求前確認の状態が途中で見えるため、制度変更や様式変更が起きても、改善要望を短いサイクルに載せやすくします。
効果指標
まず見る成果指標
数値は実績断定ではなく、初回確認やワークショップで貴社向けに検証するための設計目標です。
未確認
当日可視化滞留検知の設計目標様式変更
短期反映改善更新サイクルの狙い社内判断資料
社内判断に使う材料
成果モデルを読むだけでなく、現状把握、報告を待たずに進める範囲、必要権限、次回提案の前提へ落とし込みます。基幹業務システム構築、業界経験の事業化、復旧後の保守改善、技術検証の本番判断のどれに該当するかも合わせて判断します。
止まっている業務、困っている工程、関係者、既存資産、権限の有無を、多業種の知見と照らして、社内でそのまま共有しやすい粒度で提示します。
業務の一本化、業界経験の事業化、緊急復旧、現状確認、技術検証、運用設計、本格構築のどこから始めるべきかを、数日単位で試せる刷新範囲も含めて分けます。
ドメイン、DNS、クラウド、Git、Microsoft 365、kintone、映像・音声データなど、次に確認すべき権限と資料を明確にします。
運用に残す情報、確認者、概算期間、トークン消費量、リソース使用量、費用に影響する条件、初期KPIを揃え、現場の意見を反映しながら見積や社内説明へ進める状態にします。
状況
初回で見る状態
紙、表計算、チャット、既存システムに情報が散らばり、誰が何を確認するかを現場責任者が追いかける状態です。
記録の粒度、承認履歴、差戻し理由が揃わず、監査や行政対応の前に突合作業が発生します。
様式変更や確認ルール変更が起きるたびに、現場説明、帳票修正、確認手順の再周知が遅れます。
考え方
初回後に進む流れ
責任範囲と承認条件を整理
職種、担当範囲、確認タイミング、例外条件を整理し、記録から承認までの判断条件を管理システムへ組み込みます。
記録と通知を一つの流れにする
入力、下書き生成、確認依頼、差戻し、完了記録を連続させ、未確認や滞留を早期に把握できる状態にします。
様式変更を更新対象にする
変更された様式、確認項目、通知文、監査ログの要件を改善要望として整理し、次のシステム更新へ接続します。
変化の見え方
変わる業務の姿
誰の確認が止まっているかを状態で拾い、個別連絡や手戻り確認を減らす設計にします。
承認、差戻し、修正、通知の履歴を残し、後から説明できる状態へ整えます。
変更対応を都度の手作業にせず、AIも活用して運用体制へ反映しやすくします。
参考にする公式情報・製品情報を開く
References
このモデルで参照する情報
制度、業界課題、大手ソリューションの考え方を把握し、貴社の実業務に合わせて構築範囲を決めます。
在宅医療におけるデジタル化やICT活用の事例集
在宅医療に関わる地域のICT活用事例を確認し、制度運用、記録、職員可動、請求前確認を業務設計へ落とし込む参考にします。
公式情報を開くPower Automate
アプリ、システム、Webサイトをまたぐワークフロー自動化の選択肢として、既存Microsoft環境を活かせるか確認します。
公式情報を開くkintone ワークフロー
Excel、メール、FAXで来る申請を集約し、申請フローを見える化する用途の参考にします。
公式情報を開くDynamics 365 Field Service
作業指示、リソース、スケジュール、活動を調整するField Service型の業務設計の参考にします。
公式情報を開く事業化・指標を開く
事業展開
事業化・共通業務化
貴社で標準化した業務を、同業向けサービス、異業種連携、取引先・加盟店の共通業務へ広げる場合も、状態とイベントで動く運用基盤として設計します。
異業種連携型
自社で培った判断基準、手配方法、品質確認、顧客対応を、別業界の困りごとに使える業務サービスとして設計します。
同業向けバックオフィス型
自社で整えてきた事務、手配、請求、報告、制度対応を、同業他社にも任せてもらえる運用サービスとして設計します。
共通業務基盤型
グループ会社、拠点、加盟店、取引先で重複している業務を共通化し、処理原価と管理負担を下げやすい基盤へ整えます。
取引先・加盟店連携型
取引先や加盟店との依頼、確認、納品、請求、問い合わせを一つの運用フローにし、外部連携の品質を安定させます。
効果指標
事業化指標
共通化できる作業時間
各社・各拠点で重複している受付、手配、確認、請求、報告の時間を追えるようにします。
提供原価と継続収益性
サービスとして提供する場合の人件費、確認工数、システム費用、継続課金の前提を扱います。
リードタイムと品質
依頼から完了までの時間、差戻し、問い合わせ、品質確認を、提供価値として測れる形にします。
展開可能性
同じ運用を何社、何拠点、何業務へ広げられるかを、権限、データ、教育、保守の観点で扱います。
KPI設計
補助指標
確認待ち、差戻し、改善反映速度、業務停止リスクを、業務モデルに合わせて補助指標として設計します。事業化や技術検証を扱う場合は、原価、品質、運用負荷、本番化判断も指標に含めます。
確認待ち時間
誰の確認待ちで止まっているかを追えるようにし、承認や差戻しの遅れを測ります。
差戻し・再作業
入力不足、確認漏れ、条件違いによる差戻しを、改善対象として記録します。
改善反映速度
制度変更、組織変更、現場要望を、次の画面・帳票・通知・承認条件へ反映する速さを測ります。
業務停止リスク
権限、契約、バックアップ、APIキー、監視の不足を把握し、止まりにくい保守体制へ整えます。