残すものを決める
現在使っている業務システム、帳票、表計算、メール運用のうち、今後も活かすものを選びます。
資料
初回で確認する項目
既存資産や業務システムを活かしながら、基幹業務を更新しやすい業務運用体制へ整えるための確認リストです。AIを使う範囲も、運用に残す範囲も分けます。
チェックリスト
最初に見る流れ
つなぐ流れを決める
入力、確認、承認、通知、記録、請求、KPIのどこが分断しているかを把握します。
新しくする範囲を決める
書類生成、承認条件、通知先、異常検知、改善要望など、変更対応を速くする範囲と必要な技術を使う範囲を決めます。
関係者確認
関係者ごとに確認する
初回前に全てを揃える必要はありません。現状情報だけでも、初回確認の精度が上がります。
日々の報告、指示、承認、差戻し、転記、確認漏れがどこで起きているか。例外処理が誰の判断に依存しているか。
連携時間、承認速度、ミス、再作業、制度変更時の負担、改善要望の滞留が経営判断にどう影響しているか。
既存システム、権限、ログ、データ連携、セキュリティ、個人情報、監査対応で守るべき条件は何か。
確認リスト
送る前に見る項目
該当する項目をメモしておくと、初回時に対象範囲と導入順を決めやすくなります。改善、事業化、復旧、技術検証のどの目的でも、まず現在の業務状態を揃えることから始めます。
報告、指示、申請、承認、記録、請求のどこで作業が止まるか同じ情報を複数の画面、表計算、帳票へ入力していないか制度変更、組織変更、担当変更のたびに修正が遅れる手順はどこか経営者や管理者が、進捗や責任範囲を確認するために人へ聞いていないか既存システムのうち、残したいもの、置き換えたいもの、連携したいものは何か初期段階で測るべきKPIは、連携時間、差戻し、ミス、承認速度、改善反映速度のどれか
次の一歩
次の確認へ進む
正式な要件定義前でも構いません。現状の詰まりをもとに、既存運用を残す範囲、新しくする範囲、必要な技術を使う範囲を初回で決めます。