対象
日常業務時間を使っている工程から選びます業務の流れ
承認・確認を、止めない条件にする
承認者、担当部署、管理部門、外部先の間で止まりやすい判断を、条件、権限、期限、記録として組み込み、確認が終わった時点で次工程へ進める流れにします。 社内業務だけでなく、取引先、協力会社、利用者が関わる流れにも置き換えられます。
報告状態化承認条件化連携自動化請求前確認
報告
承認
連携
請求
01
誰の判断で止まっているか分からない報告記録
02
差戻し理由が次回に残らない承認条件
03
代理承認や例外判断が人に寄っている社外連携
条件
次工程次へ渡す状態を揃えます効果
滞留削減確認待ちと差戻しを減らしますよくある状態
この業務を変えるタイミング
承認・確認が、人の確認に戻っている
「誰の判断で止まっているか分からない」「差戻し理由が次回に残らない」が起きていれば、この業務は個人の注意力ではなく、業務基盤として整える余地があります。
完了後に集める情報ではなく、途中状態として扱える情報へ変えることで、確認と差戻しを減らせます。完了結果より、途中の止まり方
承認条件と通知と差戻しを把握し、どこで正常、差戻し、期限超過、確認待ちになるかを分けます。
ここが分かると、画面、通知、承認、記録、請求前確認の作る順番を決めやすくなります。情報が揃っていなくても、最初の範囲へ進める
利用中の仕組み、関係者、連絡手段、承認者、記録先、止まると困るタイミングを共有いただければ、最初に扱う範囲を絞れます。
事業の進行を止めている場所から始め、大きな要件定義へ進む前の材料を作れます。直した後に、どの業務へ渡すかまで決める
未処理、差戻し、期限超過を管理者と現場が同じ状態として見られる形にします。 組織変更や制度変更に合わせて、承認条件、通知先、代理承認を更新しやすくします。
単独の改善で終わらせず、承認、請求、KPI、保守改善へつながる情報として残します。変化
直した後に残る変化
単独機能の導入ではなく、業務が事業全体の基幹業務として進む流れへ移ることを重視します。
未処理、差戻し、期限超過を管理者と現場が同じ状態として見られる形にします。
組織変更や制度変更に合わせて、承認条件、通知先、代理承認を更新しやすくします。
プロジェクトで使う場合
承認・確認は、関係者が増えるほど効きます
公開プロジェクトでは、社内担当者だけでなく、取引先、協力会社、支援者、利用者が同じ流れに関わります。誰が、いつ、何を返すと次へ進むかを決めておくことで、手配と確認が止まりにくくなります。
製品・SaaS
既存製品・SaaSを活かす
最初から独自開発だけに寄せず、既存環境で使える製品、残す製品、つなぐ製品を確認してから構築範囲を絞ります。
kintone / Power Automate / Power Apps
申請、承認、差戻し、代理承認、通知が中心の場合は、既存ローコード基盤を残すか、新しく作るかを先に比較します。
権限・監査ログ・承認条件
製品選定だけでなく、誰が変更できるか、どの条件で承認が動くか、後から追える履歴を設計します。
次の一歩
この業務で重くなっている場所を共有してください。
利用中の業務システム、重くなっている作業、関係者、社外連携、承認や記録の流れをもとに、作る範囲を絞ります。