業務ラインを作り直したいは切り口の一つです。自社の状況に当てはめて読めます。
分かれた基幹業務
事業規模に合う業務ラインへ作り直したい企業へ
いま使っている仕組みと分かれている基幹業務をまとめて把握し、受付から完了、請求前確認、改善までが流れる業務基盤へ再構築します。
事業規模に合わなくなった転記、確認待ち、差戻し、社外調整を減らしたい
現在の仕組み、重い業務、社外連携、急ぎの有無から、作る範囲を絞ります。
いまの状況を共有する症状特定工程選択影響整理範囲決定
症状
工程
影響
送信
01
事業規模に合わなくなった転記、確認待ち、差戻し、社外調整を減らしたい症状整理
02
既存環境を前提にする工程選択
03
社外連携も含めて設計影響範囲
04
保守改善まで対応最初の範囲
対象
重い工程業務名から絞ります影響
売上品質どこへ響くかを確認します範囲
最初の一手共有する内容を絞ります状況
業務ラインを作り直したいで確認する状態
現場数、担当者数、取引先、社外連携が増えるほど、Excel、メール、チャット、業界システムの間に、情報の受け渡し、確認、承認、請求、報告が残りやすくなります。どこを状態として持てば、経営と現場が追いかけずに進められるかを確認します。
現場数、担当者数、取引先、社外連携が増えるほど、Excel、メール、チャット、業界システムの間に、情報の受け渡し、確認、承認、請求、報告が残りやすくなります。どこを状態として持てば、経営と現場が追いかけずに進められるかを確認します。
- 同じ情報を複数の画面や帳票へ転記する
- 見積書、報告書、請求書の作成状況を個別に確認する
- 使用許可申請、承諾、手配、差戻しの確認が担当者へ戻る
- 制度変更や社内ルール変更を手作業で補う
兆候
業務ラインを作り直したいで見過ごせないサイン
事業規模が大きくなり、案件や顧客の進行を一度で確認できない報告、見積、請求、承認、手配のたびに別の画面やファイルを開いている外部先や協力会社との確認を、担当者のメールやチャットで追っている現場から改善要望が出ても、既存システムへ反映されず手作業で補っている
支援内容
業務ラインを作り直したいで対応範囲を分ける
解決策を決めつけず、現在の運用、既存システム、社外連携、保守のしやすさ、参画者へ広げられる余地を見て、対応範囲へ分けます。
画面数や機能名ではなく、誰が、どの情報を、どの判断のために動かし、どこで次工程が止まるかを把握します。
報告、見積、請求、申請、承認、通知、記録、KPIを、案件や顧客の状態として進められる形にします。
テスト運用で出た改善要望を、仕様情報とあわせて次の開発更新へ戻しやすくします。必要な部分ではAIを含む開発体制を使います。
プロジェクト化
業務ラインを作り直したいを、関係者が動ける形へ広げる
この状況は、社内改善だけでなく、取引先、協力会社、専門家、利用者が関わるプロジェクトへ広がることがあります。最初の相談、条件整理、承諾、手配、記録、報告までを参加しやすい形にできます。
構想が外へ伝わる入口を作る
何を目指し、誰が関われて、どの条件から話が進むのかを、参加者や協力先が判断できるページにします。
参加受付と管理画面をつなぐ
相談、登録、条件整理、承諾、手配、履歴、報告まで、外部からの反応が管理側の次アクションへつながる状態にします。
手配・承諾・記録を残す
担当者、外部先、施設、支援者、技術パートナーが関わる手配や承諾を、後から説明できる記録にします。
運用後の違和感を更新へ戻す
開始後に出る相談、例外、改善要望、制度変更を、次の画面、通知、記録、管理ルールへ戻します。
残る材料
業務ラインを作り直したいで社内共有に使う材料
分かれている確認、転記、承認、請求、報告を、事業の進行を遅くしている工程として見える状態へ整えます。
すべてを一度に置き換えず、既存資産を残す範囲、つなぐ範囲、新しく作る範囲を分けます。
改善要望、仕様、テスト結果を残し、改修や保守メンテナンスの速度と費用を見通しやすくします。必要な部分ではAIを含む開発体制を使います。
関連支援
業務ラインを作り直したいで組み合わせる支援
状況に応じて、現状把握、技術検証、運用設計、構築、保守改善を組み合わせます。
よくある確認
業務ラインを作り直したいでよくある質問
既存の仕組みを全部入れ替える前提ですか？
いいえ。既存資産や業界システムを活かす範囲、連携する範囲、新しく作る範囲を分けます。目的は機能を増やすことではなく、分かれている基幹業務を事業が進むラインとして作り直すことです。
現場で使いながら改修できますか？
可能な範囲から段階的に進めます。テスト期間で出たフィードバックを仕様情報として残し、必要な部分ではAIを含む開発更新へ戻しやすい形へ整えます。